paulvanreen, auteur op - Pagina 41 van 54

Het belang van een correcte loonadministratie

Hof Den Haag heeft onlangs uitspraak gedaan over een situatie waarin de loonadministratie van een werkgever niet voldeed aan de wettelijke voorwaarden.

Hof Den Haag heeft onlangs uitspraak gedaan over een situatie waarin de loonadministratie van een werkgever niet voldeed aan de wettelijke voorwaarden. Voor een aantal werknemers had de werkgever verzuimd de identiteit vast te stellen aan de hand van een voorgeschreven document. Volgens het hof had de belastingdienst dan ook terecht een naheffingsaanslag opgelegd tegen het anoniementarief (52%) en de bewijslast omgekeerd. De werkgever kon vervolgens niet aantonen dat de vereiste documenten wel in de administratie aanwezig waren. De conclusie van het hof is niet opmerkelijk, maar bevestigt weer eens dat het niet op orde hebben van de loonadministratie een aanzienlijk risico met zich brengt.

Volledig bericht

Hof Den Haag heeft onlangs uitspraak gedaan over een situatie waarin de loonadministratie van een werkgever niet voldeed aan de wettelijke voorwaarden. Voor een aantal werknemers had de werkgever verzuimd de identiteit vast te stellen aan de hand van een voorgeschreven document. Volgens het hof heeft de belastingdienst dan ook terecht een naheffingsaanslag opgelegd tegen het anoniementarief van 52% en de bewijslast omgekeerd. De discussie zag met name op de vraag of alsnog kon worden aangetoond dat de vereiste documenten wel in de administratie aanwezig waren. Hierin slaagde de werkgever niet. De conclusie van het hof is niet opmerkelijk, maar bevestigt weer eens dat het niet op orde hebben van de loonadministratie een aanzienlijk risico met zich brengt.

Werkgevers dienen in de loonadministratie van elke werknemer in ieder geval een kopie van het identiteitsbewijs en een volledig ingevulde en ondertekende gegevensopgaaf loonheffingen (de vroegere loonbelastingverklaring) op te nemen. Ten aanzien van het identiteitsbewijs is daarbij van belang dat goed wordt gecontroleerd of het document echt is, of dit geldig is op het moment van indiensttreding en is voorzien van de handtekening van de werknemer. Voor de controle op de echtheid van het identiteitsbewijs is het van groot belang dat de werkgever zelf de kopie maakt en niet volstaat met het opvragen van een kopie bij de werknemer.

Naast de genoemde documenten die verplicht in de loonadministratie moeten worden opgenomen, zijn verder documenten vereist voor een aantal specifieke situaties. Voor werknemers die in een auto van de zaak rijden en de ‘verklaring geen privégebruik’ bij de belastingdienst hebben aangevraagd, dient de werkgever een kopie van deze verklaring in de administratie op te nemen. Hetzelfde geldt voor de verklaring arbeidsrelatie (VAR) voor personen die werkzaamheden als zelfstandige verrichten. Alleen indien u als opdrachtgever een kopie van een geldige VAR-winst uit onderneming of VAR-inkomsten voor rekening en risico van een vennootschap van de zelfstandige kunt overleggen, tezamen met een kopie van een geldig identiteitsbewijs, bent u als opdrachtgever gevrijwaard van het inhouden en afdragen van loonheffingen en de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet.

Bron: Hof Den Haag, 20-2-2009, nr. 08/00010

Weinig consequenties voor te late jaarrekening

Het te laat indienen van het jaarverslag bij de Kamer van Koophandel heeft vaak geen gevolgen voor bedrijven. Ze worden zelden vervolgd en de boetes zijn laag.

Dat blijkt uit gegevens van de Belastingdienst en het Openbaar Ministerie die het Financieele Dagblad heeft opgevraagd. Volgens de fiscus hebben 55 duizend bedrijven hun jaarstukken over 2007 niet op tijd gepubliceerd, de Kamer van Koophandel komt op een aantal van zelfs tweehonderdduizend.
Actie
Volgens de regels moet uiterlijk dertien maanden na afloop van het boekjaar de cijfers worden ingediend. Pas na zestien maanden onderneemt de fiscus actie. De Belastingdienst Holland-Midden, die toeziet op naleving van de deponeringsplicht, verricht jaarlijks gemiddeld 550 onderzoeken. Deze leiden niet altijd tot een proces verbaal. Het OM ontving vorig jaar 293 processen-verbaal van de Belastingdienst.
Rechter
Ruim 1250 bedrijven betaalden de afgelopen vijf jaar boete voor overschrijding van de deponeringstermijn. De maximumboete is 18.500 euro, maar het gemiddelde bedrag van de transacties was 582 euro. Bijna vierhonderd ondernemingen moesten voor de rechter verschijnen, zij kregen gemiddeld een boete van 567 euro.

Bron: Novum

Belastingdienst scherper op fraude met zakenauto

De Belastingdienst gaat strenger controleren op het onjuist opgeven van privégebruik van een auto van de zaak.

Dat heeft staatssecretaris Jan Kees de Jager (Financiën) besloten, omdat uit onderzoek wederom veel misbruik blijkt van het belastingvriendelijker regime voor zakenauto’s die weinig privé worden gebruikt. Sinds begin van het jaar is bij ongeveer 1500 belastingplichtigen voor in totaal circa 4 miljoen euro aan naheffingen en boetes opgelegd.
Minder dan 500 kilometer
Dat heeft het ministerie van Financiën dinsdag bekendgemaakt. Iemand met een auto van de zaak die minder dan 500 kilometer privé rijdt, hoeft minder belasting te betalen. Uit eerdere onderzoeken van de Belastingdienst was al gebleken dat een fors aantal mensen van deze groep het niet zo nauw neemt met de regels.

De totale stand aan fraude bedraagt nu 23 miljoen euro aan naheffingen en boetes voor ongeveer 11.000 belastingplichtigen die onterecht belastingvoordeel wilden opstrijken. Vooral personen met een auto van de zaak die een of meer verkeersboetes hebben, blijken nogal eens de belastingregels aan hun laars te lappen.

Voor het opvoeren van de controles zet de Belastingdienst tientallen extra medewerkers in. De opbrengst wordt geschat op vele miljoenen euro’s.

Tijdelijke verruiming WBSO

Het kabinet stelt zowel in 2009 als in 2010 € 150 miljoen beschikbaar voor tijdelijke intensivering van de afdrachtvermindering S&O, meldt staatssecretaris De Jager (Financiën).

De afdrachtvermindering S&O is een reeds bestaande maatregel in de Wet vermindering afdracht loonbelasting en premie volksverzekeringen die breed bekend is en gewaardeerd wordt door het bedrijfsleven. De intensivering betekent dat een verruiming van de vermindering van de te betalen loonbelasting kan plaatsvinden voor bedrijven die personeel in dienst hebben die zich bezighouden met bepaalde S&O-projecten.

Deze verruiming is als volgt in het fiscaal stimuleringspakket vormgegeven. Enerzijds wordt de loongrens verlengd waarvoor het hoogste afdrachtverminderingspercentage geldt en het maximale bedrag aan afdrachtvermindering (het plafond) verhoogd. Anderzijds worden de percentages afdrachtvermindering van de eerste en tweede schijf verhoogd. De eerste twee voorgestelde wettelijke maatregelen (de loongrens en het plafond) zijn opgenomen in het fiscale stimuleringspakket. De laatste twee wijzigingen vinden plaats bij ministeriële regeling. De vier maatregelen tezamen werken terug tot 1 januari 2009 en betekenen een belangrijke en evenwichtige impuls voor het speur- en ontwikkelingswerk, zowel voor het midden- en kleinbedrijf als voor grote ondernemingen.
Berperking administratie lasten
In de toelichting op de vierde nota van wijziging is aangegeven dat de uitvoeringsorganisaties SenterNovem en de Belastingdienst vooruitlopend op voornoemde wijzigingen genoodzaakt zijn om tijdig aan de wijzigingen uitvoering te geven. Hierdoor worden de administratieve lasten voor de betrokken ondernemers en genoemde uitvoeringsorganisaties zoveel mogelijk beperkt.
Aanvragen uiterlijk 15 mei indienen
In de toelichting is tevens aangegeven dat de uitvoering uiterlijk in de maand mei ter hand zou moeten worden genomen. Bij uitvoering van de maatregel in mei vloeit uit de samenhang tussen de afgifte van S&O verklaringen – die SenterNovem afgeeft – en de loonaangifte voort, dat de verklaring uiterlijk 15 mei moet zijn ingediend bij de Belastingdienst. Alleen dan kan de inhoudingsplichtige bij de loonaangifte over de maand mei rekening houden met de aangepaste S&O-verklaring. Bij een latere verzending is het niet meer mogelijk om de verruiming in mei te verrekenen met de te betalen loonbelasting. Bovendien is effectuering van terugwerkende kracht alleen mogelijk door inhoudingsplichtigen correctieberichten te laten indienen voor de verstreken loonaangiftetijdvakken januari – april 2009. De toename van het aantal correctieberichten als gevolg van een latere verzending van de S&O-verklaringen zou onverantwoorde uitvoeringsrisico’s in de loonaangifteketen tot gevolg hebben.

Uiterlijk 8 mei ontvangen 12.000 inhoudingsplichtigen een nieuwe S&O-verklaring
Om de ondernemers in de gelegenheid te stellen tijdig van deze maatregelen gebruik te maken, moeten op 8 mei a.s. bijna 12 000 nieuwe – door SenterNovem aan de voorgestelde maatregelen aangepaste – S&O-verklaringen bij de inhoudingsplichtige liggen. De intensivering van de afdrachtvermindering S&O beoogt snel een liquiditeitsvoordeel aan het bedrijfsleven te geven.

Het bedrijfsleven heeft de minister van Economische Zaken en mij daarbij verzocht om zo snel mogelijk helderheid te verschaffen. Gegeven de onverantwoorde uitvoeringsrisico’s bij het later verzenden van de S&O-verklaringen en mede in aanmerking genomen de uitkomsten van het Kamerdebat op 26 maart jl. over het aanvullend beleidsakkoord, waarin mij van de kant van Uw Kamer geen bezwaren zijn gebleken tegen de voorgenomen S&O-maatregelen, hebben de minister van Economische Zaken en ik aan SenterNovem en de Belastingdienst opdracht gegeven reeds voorbereidingen te treffen om uitvoering te geven aan de voorgenomen S&O-maatregelen.
SenterNovem heeft de opdracht gekregen de S&O-verklaringen aan te passen op zodanige wijze dat rekening wordt gehouden met de voorgestelde maatregelen in het crisispakket en zal deze nieuwe S&O verklaringen vanaf 27 april afgeven. De Belastingdienst is daarbij in staat om vanaf mei de loonaangiften met de nieuwe S&O-bedragen en de correcties over de voorgaande loonaangiftetijdvakken te verwerken.

Bron: Ministerie van Financiën

Voor- en nadelen van thuiswerken

Thuis- of telewerken raakt langzaamaan steeds meer ingeburgerd. Eind 2007 had bijna de helft van de bedrijven waar tien of meer personen werken telewerkers in dienst.

Wanneer thuiswerk

Hoewel thuis- en telewerken van oorsprong twee verschillende dingen betekenen zijn de termen tegenwoordig bijna synoniem en inwisselbaar. Onder thuiswerken vallen de werkzaamheden die niet in een gebouw van het bedrijf maar in de woning van de werknemer worden verricht. In de praktijk gaat het meestal om thuiswerken in deeltijd. De werknemer werkt dan een aantal dagen bij de onderneming en een aantal dagen thuis.

De werknemer geldt al als thuiswerker als hij 20% van zijn arbeidstijd in de eigen woning werkt. Telewerken kan in tegenstelling tot thuiswerken op verschillende plaatsen. In de meeste gevallen werkt de telewerker overigens wel gewoon vanuit zijn eigen huis, vandaar dat thuis- en telewerken inmiddels hetzelfde betekenen. Thuiswerken biedt voor zowel werkgevers als werknemers voordelen en is daarom al op veel plekken vanzelfsprekend geworden. Toch kunnen er aan thuis- en telewerken ook nadelen kleven. Daarom is het belangrijk dat de werkgever de voor- en nadelen goed afweegt.

Voordelen

Thuiswerken biedt voordelen op het gebied van flexibiliteit, productiviteit en kostenbesparing. Zo zijn thuis- en telewerkers flexibeler, omdat zij geen rekening hoeven te houden met de werktijden binnen het bedrijf. Hierdoor kunnen zij bijvoorbeeld in piekperioden makkelijk overwerken. De thuiswerker kan ook de werkzaamheden makkelijker combineren met zijn gezinsleven. Dit kan leiden tot minder behoefte aan bijzonder verlof en minder ziekteverzuim.

Thuiswerkers hebben grote zelfstandigheid en kunnen zelf hun tijd indelen waardoor ze een hogere productiviteit kunnen bereiken. Daarnaast hebben thuiswerkers geen of – bij deeltijdthuiswerken – minder reistijd en reiskosten. Dit levert voor zowel de werkgever als de werknemer een prettige besparing op. Ten slotte profileert de werkgever zich als goede en aantrekkelijke partij als hij de mogelijkheid van thuis- en telewerken aanbiedt in zijn arbeidsvoorwaarden.

Nadelen

Toch heeft thuiswerken ook zo zijn keerzijde. Als belangrijkste nadeel van thuiswerken wordt vaak vermindering van het persoonlijk contact genoemd. Dit kan leiden tot minder betrokkenheid bij de onderneming en daarmee tot een afname van werkmotivatie. Thuiswerkers en telewerkers zelf missen vaak het contact met de collega’s en hebben soms de angst dat zij bij promoties zullen worden overgeslagen.

Door het telewerken kunnen ook de scheidslijnen tussen werk en privé vervagen. Niet alle werknemers zullen daarmee kunnen omgaan. De werkgever moet ook rekening houden met de kosten van de inrichting van de telewerkplek en telecommunicatiekosten en met eventuele problemen rondom beveiliging en vertrouwelijkheid, bijvoorbeeld als de werknemer van buitenaf op het bedrijfsnetwerk kan inloggen.

Daarnaast kan het gebeuren dat de werkgever het gevoel krijgt de controle over zijn telewerkers te verliezen. Hij ziet deze medewerkers immers minder vaak en het is moeilijk te bepalen hoeveel werk de telewerker verricht en of dat ook goed is gebeurd. Om hierop toch goed zicht te houden is het belangrijk outputcontrole uit te voeren. Dit houdt in dat hij met zijn medewerker duidelijke afspraken maakt over wanneer het werk af moet zijn. Ook is het verstandig in plaats van een einddoelstelling een aantal deeldoelstellingen af te spreken.

Functie en persoon

De werkgever moet er rekening mee houden dat niet elke functie geschikt is voor telewerken. Zo kunnen banen waarbij het fysiek uitvoeren van een bepaalde taak belangrijk is niet worden omgezet in een telewerkbaan. Ook functies waarbij persoonlijk contact met collega’s belangrijk is komen minder snel in aanmerking voor telewerken.

Functies die zijn gericht op informatieverwerking zijn juist zeer geschikt voor telewerken. Deze werkzaamheden kunnen vaak net zo goed op de telewerklocatie worden uitgevoerd. Daarnaast moet de werkgever er rekening mee houden dat niet al zijn werknemers geschikt zullen zijn voor telewerken. Een telewerker moet bijvoorbeeld zelfstandig kunnen werken, verantwoordelijkheidsgevoel hebben en flexibel zijn.

Werkplek en arbo-eisen

Telewerken is niet mogelijk zonder bepaalde voorzieningen. Welke voorzieningen nodig zijn hangt onder meer af van de werkzaamheden van de telewerker.

Een volledig telewerkpakket bestaat uit:
• bureau, stoel en kastruimte;
• computer en internet;
• communicatie- en beveiligingssoftware;
• (mobiele) telefoon;
• eventueel fax, printer, antwoordapparaat, aparte telefoonlijn.

De werkgever moet er daarnaast rekening mee houden dat de Arbowet ook geldt voor telewerkers. Dit betekent voor de werkgever dat hij ook op de telewerkplek verantwoordelijk is voor de arbeidsomstandigheden. Hij moet er dan ook voor zorgen dat de telewerker kan beschikken over goed meubilair, verlichting en apparatuur.

Voor gezondheidsschade die de telewerker thuis oploopt gelden dezelfde regels als binnen het bedrijf. Krijgt de werknemer bijvoorbeeld op zijn telewerkplek een ongeluk, dan moet de werkgever dat aan de Arbeidsinspectie melden. In de Arbowet staat dat de werkgever moet zorgen voor een volledig ingerichte werkplek die aan de arbonormen voldoet en middelen verstrekt die nodig zijn voor het uitoefenen van de functie thuis. Bovendien is de werkgever verplicht de medewerker te wijzen op de arbo-eisen en de mogelijke risico’s. Goede voorlichting is dus vereist.

Belastingvoordeel

De Belastingdienst hanteert een speciale regeling voor telewerken. De werkgever kan de telewerker voor de inrichting van de thuiswerkplaats een belastingvrije vergoeding geven van maximaal € 1815 (incl. btw) in vijf jaar.

Voor deze fiscale regeling gelden de volgende voorwaarden:
• de werknemer werkt over het algemeen ten minste eenmaal per week gedurende de normale werktijd thuis, zonder dat hij ook naar een arbeidsplaats buiten de woning reist. Hierbij maakt hij gebruik van telecommunicatie;
• de werkgever sluit met de werknemer een schriftelijk contract af. Hierin moeten naam en adres van de werknemer worden vermeld. Verder moeten de dag of dagen waarop de werknemer thuis werkt worden genoemd. De werkgever moet het contract van een dagtekening voorzien en bewaren bij de loonadministratie;
• de inrichting van de werkruimte moet voldoen aan de eisen van de Arbowet.

De werkgever mag daarnaast de kosten van alle bedrijfsapparatuur volledig aftrekken van de winst. Per 1 januari 2009 is thuiswerken fiscaal aantrekkelijker gemaakt doordat de regeling van de vaste reiskostenvergoeding is verruimd. Om voor de onbelaste reiskostenvergoeding in aanmerking te komen hoeven werknemers nog maar 128 werkdagen per jaar naar de vaste werkplek te reizen en kunnen ze dus vaker thuiswerken.

Bron: Personeel