Voor- en nadelen van thuiswerken

Thuis- of telewerken raakt langzaamaan steeds meer ingeburgerd. Eind 2007 had bijna de helft van de bedrijven waar tien of meer personen werken telewerkers in dienst.

Thuis- of telewerken raakt langzaamaan steeds meer ingeburgerd. Eind 2007 had bijna de helft van de bedrijven waar tien of meer personen werken telewerkers in dienst.

 

Wanneer thuiswerk

Hoewel thuis- en telewerken van oorsprong twee verschillende dingen betekenen zijn de termen tegenwoordig bijna synoniem en inwisselbaar. Onder thuiswerken vallen de werkzaamheden die niet in een gebouw van het bedrijf maar in de woning van de werknemer worden verricht. In de praktijk gaat het meestal om thuiswerken in deeltijd. De werknemer werkt dan een aantal dagen bij de onderneming en een aantal dagen thuis.

De werknemer geldt al als thuiswerker als hij 20% van zijn arbeidstijd in de eigen woning werkt. Telewerken kan in tegenstelling tot thuiswerken op verschillende plaatsen. In de meeste gevallen werkt de telewerker overigens wel gewoon vanuit zijn eigen huis, vandaar dat thuis- en telewerken inmiddels hetzelfde betekenen. Thuiswerken biedt voor zowel werkgevers als werknemers voordelen en is daarom al op veel plekken vanzelfsprekend geworden. Toch kunnen er aan thuis- en telewerken ook nadelen kleven. Daarom is het belangrijk dat de werkgever de voor- en nadelen goed afweegt.

 

Voordelen

Thuiswerken biedt voordelen op het gebied van flexibiliteit, productiviteit en kostenbesparing. Zo zijn thuis- en telewerkers flexibeler, omdat zij geen rekening hoeven te houden met de werktijden binnen het bedrijf. Hierdoor kunnen zij bijvoorbeeld in piekperioden makkelijk overwerken. De thuiswerker kan ook de werkzaamheden makkelijker combineren met zijn gezinsleven. Dit kan leiden tot minder behoefte aan bijzonder verlof en minder ziekteverzuim.

Thuiswerkers hebben grote zelfstandigheid en kunnen zelf hun tijd indelen waardoor ze een hogere productiviteit kunnen bereiken. Daarnaast hebben thuiswerkers geen of – bij deeltijdthuiswerken – minder reistijd en reiskosten. Dit levert voor zowel de werkgever als de werknemer een prettige besparing op. Ten slotte profileert de werkgever zich als goede en aantrekkelijke partij als hij de mogelijkheid van thuis- en telewerken aanbiedt in zijn arbeidsvoorwaarden.

 

Nadelen

Toch heeft thuiswerken ook zo zijn keerzijde. Als belangrijkste nadeel van thuiswerken wordt vaak vermindering van het persoonlijk contact genoemd. Dit kan leiden tot minder betrokkenheid bij de onderneming en daarmee tot een afname van werkmotivatie. Thuiswerkers en telewerkers zelf missen vaak het contact met de collega’s en hebben soms de angst dat zij bij promoties zullen worden overgeslagen.

Door het telewerken kunnen ook de scheidslijnen tussen werk en privé vervagen. Niet alle werknemers zullen daarmee kunnen omgaan. De werkgever moet ook rekening houden met de kosten van de inrichting van de telewerkplek en telecommunicatiekosten en met eventuele problemen rondom beveiliging en vertrouwelijkheid, bijvoorbeeld als de werknemer van buitenaf op het bedrijfsnetwerk kan inloggen.

Daarnaast kan het gebeuren dat de werkgever het gevoel krijgt de controle over zijn telewerkers te verliezen. Hij ziet deze medewerkers immers minder vaak en het is moeilijk te bepalen hoeveel werk de telewerker verricht en of dat ook goed is gebeurd. Om hierop toch goed zicht te houden is het belangrijk outputcontrole uit te voeren. Dit houdt in dat hij met zijn medewerker duidelijke afspraken maakt over wanneer het werk af moet zijn. Ook is het verstandig in plaats van een einddoelstelling een aantal deeldoelstellingen af te spreken.

 

Functie en persoon

De werkgever moet er rekening mee houden dat niet elke functie geschikt is voor telewerken. Zo kunnen banen waarbij het fysiek uitvoeren van een bepaalde taak belangrijk is niet worden omgezet in een telewerkbaan. Ook functies waarbij persoonlijk contact met collega’s belangrijk is komen minder snel in aanmerking voor telewerken.

Functies die zijn gericht op informatieverwerking zijn juist zeer geschikt voor telewerken. Deze werkzaamheden kunnen vaak net zo goed op de telewerklocatie worden uitgevoerd. Daarnaast moet de werkgever er rekening mee houden dat niet al zijn werknemers geschikt zullen zijn voor telewerken. Een telewerker moet bijvoorbeeld zelfstandig kunnen werken, verantwoordelijkheidsgevoel hebben en flexibel zijn.

 

Werkplek en arbo-eisen

Telewerken is niet mogelijk zonder bepaalde voorzieningen. Welke voorzieningen nodig zijn hangt onder meer af van de werkzaamheden van de telewerker.

Een volledig telewerkpakket bestaat uit:
• bureau, stoel en kastruimte;
• computer en internet;
• communicatie- en beveiligingssoftware;
• (mobiele) telefoon;
• eventueel fax, printer, antwoordapparaat, aparte telefoonlijn.

De werkgever moet er daarnaast rekening mee houden dat de Arbowet ook geldt voor telewerkers. Dit betekent voor de werkgever dat hij ook op de telewerkplek verantwoordelijk is voor de arbeidsomstandigheden. Hij moet er dan ook voor zorgen dat de telewerker kan beschikken over goed meubilair, verlichting en apparatuur.

Voor gezondheidsschade die de telewerker thuis oploopt gelden dezelfde regels als binnen het bedrijf. Krijgt de werknemer bijvoorbeeld op zijn telewerkplek een ongeluk, dan moet de werkgever dat aan de Arbeidsinspectie melden. In de Arbowet staat dat de werkgever moet zorgen voor een volledig ingerichte werkplek die aan de arbonormen voldoet en middelen verstrekt die nodig zijn voor het uitoefenen van de functie thuis. Bovendien is de werkgever verplicht de medewerker te wijzen op de arbo-eisen en de mogelijke risico’s. Goede voorlichting is dus vereist.

 

Belastingvoordeel

De Belastingdienst hanteert een speciale regeling voor telewerken. De werkgever kan de telewerker voor de inrichting van de thuiswerkplaats een belastingvrije vergoeding geven van maximaal € 1815 (incl. btw) in vijf jaar.

Voor deze fiscale regeling gelden de volgende voorwaarden:
• de werknemer werkt over het algemeen ten minste eenmaal per week gedurende de normale werktijd thuis, zonder dat hij ook naar een arbeidsplaats buiten de woning reist. Hierbij maakt hij gebruik van telecommunicatie;
• de werkgever sluit met de werknemer een schriftelijk contract af. Hierin moeten naam en adres van de werknemer worden vermeld. Verder moeten de dag of dagen waarop de werknemer thuis werkt worden genoemd. De werkgever moet het contract van een dagtekening voorzien en bewaren bij de loonadministratie;
• de inrichting van de werkruimte moet voldoen aan de eisen van de Arbowet.

De werkgever mag daarnaast de kosten van alle bedrijfsapparatuur volledig aftrekken van de winst. Per 1 januari 2009 is thuiswerken fiscaal aantrekkelijker gemaakt doordat de regeling van de vaste reiskostenvergoeding is verruimd. Om voor de onbelaste reiskostenvergoeding in aanmerking te komen hoeven werknemers nog maar 128 werkdagen per jaar naar de vaste werkplek te reizen en kunnen ze dus vaker thuiswerken.

 

Bron: Personeel

Belastingdienst vraagt om jaarloongegevens

Vanaf 31 maart heeft de Belastingdienst een aantal inhoudingsplichtigen een uitnodigingsbrief gestuurd om hun jaarloongegevens van 2008 aan te leveren.

Vanaf 31 maart heeft de Belastingdienst een aantal inhoudingsplichtigen een uitnodigingsbrief gestuurd om hun jaarloongegevens van 2008 aan te leveren.

 

De inhoudingsplichtigen kunnen deze gegevens aanleveren tot en met 9 mei.
Bij het verwerken van de werknemersgegevens uit de aangifte loonheffingen voor de polisadministratie van UWV is in 2008 een aantal knelpunten opgetreden. Hierdoor beschikt de Belastingdienst niet in alle gevallen over correcte jaarloongegevens om de heffingsprocessen en toeslagenprocessen uit te voeren.
Daarom vraagt zij de inhoudingsplichtigen bij wie dat is vastgesteld, per brief om de jaarloongegevens aan te leveren.
Bron en meer informatie: De Belastingdienst

Management fee geen basis voor fictief loon

In principe wordt het fictief loon van een dga die enig werknemer is van zijn bv en waarbij de opbrengsten van de bv geheel te danken zijn aan zijn werkzaamheden, bepaald aan de hand van de opbrengsten van de bv. In een zaak voor Hof Den Haag kwam een uitzondering op deze regel aan de orde.

Een dga was enig werknemer van een bv en bezat tevens alle aandelen. Hij werkte voornamelijk voor een dochter van deze bv.

 

In principe wordt het fictief loon van een dga die enig werknemer is van zijn bv en waarbij de opbrengsten van de bv geheel te danken zijn aan zijn werkzaamheden, bepaald aan de hand van de opbrengsten van de bv. In een zaak voor Hof Den Haag kwam een uitzondering op deze regel aan de orde.


Casus

Een dga was enig werknemer van een bv en bezat tevens alle aandelen. Zijn werkzaamheden voor de bv bestonden voornamelijk uit werkzaamheden voor een dochter van deze bv.

Zijn bv ontving daarvoor een managementvergoeding van € 12.000 per jaar. De inspecteur stelde het gebruikelijk loon van de dga over 2002 vast op € 17.329. De dga vond dit te hoog en procedeerde door tot aan het hof. Net als de rechtbank benadrukte het hof dat het fictief loon in het algemeen kan worden bepaald aan de hand van het salaris dat andere werknemers met soortgelijke dienstbetrekkingen verdienen. Echter in een situatie als in deze zaak, waarin de opbrengsten van de bv (nagenoeg) geheel voortvloeien uit de door de dga verrichte arbeid, is het ook mogelijk het fictief loon te berekenen op basis van de opbrengsten van de bv, verminderd met de kosten, lasten en afschrijvingen.

Maatstaf
In deze zaak bestond het resultaat uit de gewone bedrijfsuitoefening van de bv echter voor 85% uit huuropbrengsten waarvan het beheer volledig werd uitbesteed. De dga had hier dus geen enkele bemoeienis mee. Hierdoor konden de opbrengsten van de bv geen goede maatstaf vormen voor de bepaling van de hoogte van het fictief loon van de dga, aldus het hof. Het hof zag ook geen reden om de hoogte van het fictief loon te bepalen aan de hand van de managementvergoeding verminderd met een kostenaftrek. De dga had namelijk niet inzichtelijk gemaakt op welke manier die vergoeding was bepaald. Zo was het onduidelijk of de hoogte daarvan was bepaald aan de hand van het aantal door de dga te werken uren en of het uurloon marktconform was vastgesteld. Het fictief loon werd dan ook niet lager dan € 17.329 vastgesteld.
Bron:
• Hof Den Haag, 8 juli 2008, nr. 07/00015

Vaste kostenvergoedingen; regels en voorwaarden

Bijna alle werknemers maken kosten. Wilt u deze vergoeden, dan heeft u de keuze tussen vergoeden op declaratiebasis of op basis van een vaste vergoeding.

Veel werkgevers kiezen voor het laatste, aangezien dit een hoop administratief werk scheelt. Let echter op, de Belastingdienst kijkt over uw schouder mee of u zich aan de voorwaarden houdt!

Bijna alle werknemers maken kosten. Wilt u deze vergoeden, dan heeft u de keuze tussen vergoeden op declaratiebasis of op basis van een vaste vergoeding.

Veel werkgevers kiezen voor het laatste, aangezien dit een hoop administratief werk scheelt. Let echter op, de Belastingdienst kijkt over uw schouder mee of u zich aan de voorwaarden houdt!

Kosten die een werknemer maakt in het kader van zijn dienstbetrekking (de zogenoemde ‘beroepskosten’) zijn sinds 2001 niet meer aftrekbaar in de inkomstenbelasting. Daar staat tegenover dat werkgevers best veel mogelijkheden hebben om deze kosten in de loonbelasting (onbelast) te vergoeden. Hoofdregels is dat vergoedingen voor kosten die een werknemer maakt onbelast blijven als deze dienen ter bestrijding van kosten die de werknemer voor de verwerving van zijn loon maakt en deze kosten binnen de grenzen van de redelijkheid noodzakelijk zijn voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking. Simpel gezegd, de kosten moeten zakelijk te verantwoorden zijn. Daarnaast moeten er ook daadwerkelijk kosten zijn gemaakt, anders valt er niets te vergoeden.

Tip

Leg van tevoren de kostenvergoedingen die u aan uw werknemer wilt geven vast in het contract. Een kostenvergoeding moet naast het normale loon worden verstrekt. U kunt dus niet achteraf stellen dat van het salaris bijvoorbeeld € 200 als kostenvergoeding moet worden aangemerkt.

 

Maak keuze

U kunt kiezen om de kosten die uw werknemer maakt op declaratiebasis te vergoeden of in de vorm van een vaste vergoeding. In beide situaties moet duidelijk zijn waar de vergoeding betrekking op heeft. Verstrekt u vergoedingen op declaratiebasis, dan moet u alle bonnetjes en nota’s bewaren. Bij een vaste kostenvergoeding hoeft dat niet. Een ander voordeel van de vaste vergoeding is dat gelijkheid kan worden gecreëerd tussen al uw werknemers die een vergelijkbare functie hebben. Zij ontvangen namelijk allemaal hetzelfde bedrag voor bijvoorbeeld kosten van vakliteratuur. De term ‘vaste vergoeding’ betekent overigens niet dat de vergoeding nooit mag veranderen. U kunt bijvoorbeeld een vaste vergoeding afspreken voor een bepaald project of voor een bepaalde periode. Nadeel van een vaste vergoeding is wel dat sommige werknemers tekort worden gedaan, omdat de vaste vergoeding niet hun kostenniveau dekt.

 

Let op!

De bewijslast dat de vaste kostenvergoeding dient ter bestrijding van zakelijke kosten ligt bij u! Kunt u dit niet aantonen, dan heeft u een probleem. In het ergste geval zult u over het deel van de vergoeding waar geen kosten tegenover staan alsnog loonbelasting en premies werknemersverzekeringen moeten afdragen.

 

Vooraf specificeren

Kiest u voor het gemak van een vaste vergoeding houd dan in de gaten dat u deze alleen onbelast voor de loonheffing kunt verstrekken als er een duidelijke onderbouwing aanwezig is. Let erop dat uw onderbouwing gespecificeerd is naar:
• de aard van de kosten; en
• de veronderstelde omvang.

Een vaste kostenvergoeding hoeft niet te zijn afgestemd op de door een individuele werknemer te maken kosten. U mag deze kostenvergoeding afstemmen op de door een groep van werknemers gemiddeld te maken kosten. Deze groep kan bijvoorbeeld bestaan uit alle werknemers met dezelfde functie binnen het bedrijf. Let er wel op dat een vaste kostenvergoeding vóóraf moet zijn gespecificeerd. Doet u dit niet, dan is de vaste vergoeding geheel belast! Dit heeft de Hoge Raad begin van dit jaar nogmaals benadrukt. In een ander arrest van maart 2008 besliste de Hoge Raad overigens dat een cao waarin een specificatie van een vaste kostenvergoeding naar aard en veronderstelde omvang is opgenomen ook als een correcte onderbouwing kan gelden. Neemt u een cao als basis voor uw onderbouwing houdt u dan wel in de gaten dat u nog steeds aannemelijk moet maken dat de kostenvergoeding niet te hoog is. Met andere woorden, de bewijslast blijft bij u liggen!

 

Steekproef

Als u vaste kostenvergoedingen verstrekt, moet u er altijd rekening mee houden dat de Belastingdienst bij u kan aankloppen met het verzoek een steekproef onder uw werknemers te houden. In de praktijk betekent dit dat de inspecteur van een groep werknemers – die allemaal dezelfde vaste kostenvergoeding ontvangen – verlangt dat zij voor een bepaalde periode precies bijhouden welke kosten zij maken. Als de Belastingdienst om een steekproef vraagt, doet u er verstandig aan zowel over de omvang van de steekproef als over de eventuele gevolgen afspraken te maken. Zo wilt u natuurlijk wel weten of de steekproef ook terugwerkende kracht mag hebben.

 

Niet regelmatig terugkerende kosten

Een vaste vergoeding is bij uitstek geschikt om vaste, per periode terugkerende kosten te vergoeden, denk aan telefoonkosten, kosten van contributies, kosten voor vakliteratuur en representatiekosten. Kenmerk van vaste vergoedingen is dat deze vaak niet terug zijn te leiden naar de periode waarin de kosten zijn gemaakt. Dat hoeft ook niet, zolang het gemiddelde per maand maar overeenkomt met de hoogte van de vergoeding. Tot voor kort was het zo dat alleen variabele kosten die regelmatig terugkeerden in een vaste onkostenvergoeding konden worden opgenomen. Sinds een uitspraak van de Hoge Raad in mei 2008 is dit vereiste vervallen. Ook kosten die niet regelmatig terugkeren kunnen in een vaste kostenvergoeding worden opgenomen.

 

Ziekte

Voorwaarde is wel dat het aannemelijk is dat deze kosten zich jaarlijks tot de veronderstelde omvang zullen voordoen. Overigens kunt u voor bepaalde kostensoorten nooit een vaste vergoeding geven, bijvoorbeeld voor de zakelijke reizen met de privéauto van de werknemer. U kunt hiervoor wel gedurende het jaar een ‘vaste’ vergoeding op voorschotbasis verstrekken, maar achteraf zal er toch een eindafrekening moeten plaatsvinden (gebaseerd op € 0,19 per kilometer). Is uw werknemer ziek, dan is het standpunt van de Belastingdienst dat u de vaste vergoeding nog gedurende de maand volgende op die waarin de werknemer ziek is geworden mag doorbetalen.

 

Advies

Wilt u vaste kostenvergoedingen invoeren, maak dan vooraf afspraken met de Belastingdienst. Hiermee kunt u discussies achteraf voorkomen. Vergeet hierbij vooral niet om afspraken te maken over de indexatie van de hoogte van de vergoedingen. Dit is vooral van belang als u voor een langere periode kostenvergoedingen verstrekt.

Bron: De SalarisAdviseur >>

Vereenvoudigde regeling voor personeel aan huis?

Een particulier kan zijn huishoudelijke taken laten verrichten door een dienstverlener. Het gaat dan om huishoudelijke taken die hij anders zelf zou doen, zoals schoonmaken van de woning, wassen en strijken, koken en afwassen, oppassen op de kinderen, uitlaten van de hond, onderhouden van de tuin enz. Als hij iemand op maximaal drie dagen per week inhuurt voor huishoudelijk werk, dan geldt de regeling ‘dienstverlening aan huis’ en is hij vrijgesteld van het inhouden en afdragen van loonheffingen. Komt iemand echter op vier dagen of meer per week voor u werken, dan moet u loonheffingen inhouden en afdragen. Er geldt dan wel een vereenvoudigde regeling.

Wanneer kan een particulier de vereenvoudigde regeling voor personeel aan huis toepassen en wat houdt deze regeling in?

 

Een particulier kan zijn huishoudelijke taken laten verrichten door een dienstverlener. Het gaat dan om huishoudelijke taken die hij anders zelf zou doen, zoals schoonmaken van de woning, wassen en strijken, koken en afwassen, oppassen op de kinderen, uitlaten van de hond, onderhouden van de tuin enz. Als hij iemand op maximaal drie dagen per week inhuurt voor huishoudelijk werk, dan geldt de regeling ‘dienstverlening aan huis’ en is hij vrijgesteld van het inhouden en afdragen van loonheffingen. Komt iemand echter op vier dagen of meer per week voor u werken, dan moet u loonheffingen inhouden en afdragen. Er geldt dan wel een vereenvoudigde regeling.
Vereenvoudigde regeling
De vereenvoudigde regeling voor personeel aan huis wijkt op een aantal punten af van de voorschriften voor werkgevers van bedrijfspersoneel. Deze regeling houdt in dat als de loonadministratie niet geautomatiseerd wordt gedaan, het vereenvoudigde model van de loonstaat mag worden gebruiken. Deze is te downloaden op de website van de Belastingdienst. Bovendien hoeft er maar eenmaal per jaar aangifte te worden gedaan.

Personeel aan huis is ook verzekerd voor de werknemersverzekeringen. Dit zijn de Werkloosheidswet (WW), de Wet op de arbeidsongeschiktheidsverzekering (WAO) en de Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen (WIA). De particulier moet ook de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet (Zvw) inhouden en afdragen. Hij is bovendien verplicht de ingehouden inkomensafhankelijke bijdrage Zvw te vergoeden aan zijn personeel aan huis. Voor de vereenvoudigde regeling moet hij verder rekening houden met een aantal administratieve verplichtingen.

Zo moet hij zich aanmelden als werkgever, moet hij de identiteit van de dienstverlener vaststellen en de gegevens doorgeven aan de Belastingdienst. Bovendien moet hij een loonadministratie voeren en een loonstaat aanleggen. Daarnaast moet hij loonheffingen berekenen, inhouden en afdragen. Aan het einde van het jaar vult hij de jaaropgaaf in en verstrekt die aan het personeel.

Bron: De SalarisAdviseur >>