Bijna alle werknemers maken kosten. Wilt u deze vergoeden, dan heeft u de keuze tussen vergoeden op declaratiebasis of op basis van een vaste vergoeding.
Veel werkgevers kiezen voor het laatste, aangezien dit een hoop administratief werk scheelt. Let echter op, de Belastingdienst kijkt over uw schouder mee of u zich aan de voorwaarden houdt!
Kosten die een werknemer maakt in het kader van zijn dienstbetrekking (de zogenoemde ‘beroepskosten’) zijn sinds 2001 niet meer aftrekbaar in de inkomstenbelasting. Daar staat tegenover dat werkgevers best veel mogelijkheden hebben om deze kosten in de loonbelasting (onbelast) te vergoeden. Hoofdregels is dat vergoedingen voor kosten die een werknemer maakt onbelast blijven als deze dienen ter bestrijding van kosten die de werknemer voor de verwerving van zijn loon maakt en deze kosten binnen de grenzen van de redelijkheid noodzakelijk zijn voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking. Simpel gezegd, de kosten moeten zakelijk te verantwoorden zijn. Daarnaast moeten er ook daadwerkelijk kosten zijn gemaakt, anders valt er niets te vergoeden.
Tip
Leg van tevoren de kostenvergoedingen die u aan uw werknemer wilt geven vast in het contract. Een kostenvergoeding moet naast het normale loon worden verstrekt. U kunt dus niet achteraf stellen dat van het salaris bijvoorbeeld € 200 als kostenvergoeding moet worden aangemerkt.
Maak keuze
U kunt kiezen om de kosten die uw werknemer maakt op declaratiebasis te vergoeden of in de vorm van een vaste vergoeding. In beide situaties moet duidelijk zijn waar de vergoeding betrekking op heeft. Verstrekt u vergoedingen op declaratiebasis, dan moet u alle bonnetjes en nota’s bewaren. Bij een vaste kostenvergoeding hoeft dat niet. Een ander voordeel van de vaste vergoeding is dat gelijkheid kan worden gecreëerd tussen al uw werknemers die een vergelijkbare functie hebben. Zij ontvangen namelijk allemaal hetzelfde bedrag voor bijvoorbeeld kosten van vakliteratuur. De term ‘vaste vergoeding’ betekent overigens niet dat de vergoeding nooit mag veranderen. U kunt bijvoorbeeld een vaste vergoeding afspreken voor een bepaald project of voor een bepaalde periode. Nadeel van een vaste vergoeding is wel dat sommige werknemers tekort worden gedaan, omdat de vaste vergoeding niet hun kostenniveau dekt.
De bewijslast dat de vaste kostenvergoeding dient ter bestrijding van zakelijke kosten ligt bij u! Kunt u dit niet aantonen, dan heeft u een probleem. In het ergste geval zult u over het deel van de vergoeding waar geen kosten tegenover staan alsnog loonbelasting en premies werknemersverzekeringen moeten afdragen.
Vooraf specificeren
Kiest u voor het gemak van een vaste vergoeding houd dan in de gaten dat u deze alleen onbelast voor de loonheffing kunt verstrekken als er een duidelijke onderbouwing aanwezig is. Let erop dat uw onderbouwing gespecificeerd is naar:
• de aard van de kosten; en
• de veronderstelde omvang.
Een vaste kostenvergoeding hoeft niet te zijn afgestemd op de door een individuele werknemer te maken kosten. U mag deze kostenvergoeding afstemmen op de door een groep van werknemers gemiddeld te maken kosten. Deze groep kan bijvoorbeeld bestaan uit alle werknemers met dezelfde functie binnen het bedrijf. Let er wel op dat een vaste kostenvergoeding vóóraf moet zijn gespecificeerd. Doet u dit niet, dan is de vaste vergoeding geheel belast! Dit heeft de Hoge Raad begin van dit jaar nogmaals benadrukt. In een ander arrest van maart 2008 besliste de Hoge Raad overigens dat een cao waarin een specificatie van een vaste kostenvergoeding naar aard en veronderstelde omvang is opgenomen ook als een correcte onderbouwing kan gelden. Neemt u een cao als basis voor uw onderbouwing houdt u dan wel in de gaten dat u nog steeds aannemelijk moet maken dat de kostenvergoeding niet te hoog is. Met andere woorden, de bewijslast blijft bij u liggen!
Steekproef
Als u vaste kostenvergoedingen verstrekt, moet u er altijd rekening mee houden dat de Belastingdienst bij u kan aankloppen met het verzoek een steekproef onder uw werknemers te houden. In de praktijk betekent dit dat de inspecteur van een groep werknemers – die allemaal dezelfde vaste kostenvergoeding ontvangen – verlangt dat zij voor een bepaalde periode precies bijhouden welke kosten zij maken. Als de Belastingdienst om een steekproef vraagt, doet u er verstandig aan zowel over de omvang van de steekproef als over de eventuele gevolgen afspraken te maken. Zo wilt u natuurlijk wel weten of de steekproef ook terugwerkende kracht mag hebben.
Niet regelmatig terugkerende kosten
Een vaste vergoeding is bij uitstek geschikt om vaste, per periode terugkerende kosten te vergoeden, denk aan telefoonkosten, kosten van contributies, kosten voor vakliteratuur en representatiekosten. Kenmerk van vaste vergoedingen is dat deze vaak niet terug zijn te leiden naar de periode waarin de kosten zijn gemaakt. Dat hoeft ook niet, zolang het gemiddelde per maand maar overeenkomt met de hoogte van de vergoeding. Tot voor kort was het zo dat alleen variabele kosten die regelmatig terugkeerden in een vaste onkostenvergoeding konden worden opgenomen. Sinds een uitspraak van de Hoge Raad in mei 2008 is dit vereiste vervallen. Ook kosten die niet regelmatig terugkeren kunnen in een vaste kostenvergoeding worden opgenomen.
Ziekte
Voorwaarde is wel dat het aannemelijk is dat deze kosten zich jaarlijks tot de veronderstelde omvang zullen voordoen. Overigens kunt u voor bepaalde kostensoorten nooit een vaste vergoeding geven, bijvoorbeeld voor de zakelijke reizen met de privéauto van de werknemer. U kunt hiervoor wel gedurende het jaar een ‘vaste’ vergoeding op voorschotbasis verstrekken, maar achteraf zal er toch een eindafrekening moeten plaatsvinden (gebaseerd op € 0,19 per kilometer). Is uw werknemer ziek, dan is het standpunt van de Belastingdienst dat u de vaste vergoeding nog gedurende de maand volgende op die waarin de werknemer ziek is geworden mag doorbetalen.
Advies
Wilt u vaste kostenvergoedingen invoeren, maak dan vooraf afspraken met de Belastingdienst. Hiermee kunt u discussies achteraf voorkomen. Vergeet hierbij vooral niet om afspraken te maken over de indexatie van de hoogte van de vergoedingen. Dit is vooral van belang als u voor een langere periode kostenvergoedingen verstrekt.