Veel werkgevers laten in de auto die zij aan een werknemer ter beschikking stellen een zogenaamd GPS-, C-track- of Black Box-systeem installeren
Veel werkgevers laten in de auto die zij aan een werknemer ter beschikking stellen een zogenaamd GPS-, C-track- of Black Box-systeem installeren. Dit kan om uiteenlopende redenen gebeuren, maar dikwijls hanteren werkgevers dergelijke personeelsvolgsystemen als controlemechanisme. De werkgever kan hiermee van minuut tot minuut volgen waar de auto (en dus de werknemer) zich bevindt. De privacy van de werknemer kan daarbij in het geding komen. Wat mag nu wel en wat mag nu niet bij het gebruik van deze ‘elektronische schaduw’?
Blijkens de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WPB) is een personeelsvolgsysteem: een technisch middel dat het mogelijk maakt om het gedrag en de prestatie van de werknemer tijdens het arbeidsproces te registreren teneinde daar conclusies aan te verbinden. Te denken valt hierbij niet alleen aan de in dit artikel centraal staande GPS-, C-track- of Black Box-systemen in de auto van de zaak, maar ook aan toegangspasjes, videocamera’s, tijds- en verzuimregistratiesystemen et cetera. Dit zijn allen personeelsvolgsysteem in de zin van de WBP, indien de verkregen data terug te voeren zijn (herleidbaar) naar een persoon. Omdat werknemers ook in een werksituatie privacyrechten hebben, stelt de wet grenzen aan inbreuk daarop door personeelsvolgsystemen. Richtlijnen voor de invoering en het gebruik van personeelsvolgsystemen zijn beschikbaar op de website van het College bescherming Persoonsgegevens (CBP): www.cpbweb.nl.
Zo geldt het vereiste van kenbaarheid en proportionaliteit: de werkgever moet een gerechtvaardigd belang hebben, dat ook niet of nauwelijks op een andere wijze gediend kan worden. De gegevens die via dergelijke systemen verzameld worden, mogen alleen worden gebruikt voor het doel waarvoor ze zijn aangelegd. Die doeleinden moeten bovendien transparant zijn voor de werknemer. Daarbij moet de werknemer weten wanneer hij of zij ‘gevolgd’ wordt.
Wet op de Ondernemingsraden
Bij de invoering of wijziging van een personeelsvolgsysteem heeft de Ondernemingsraad (OR) op grond van de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) een instemmingsrecht bij de implementatie. De werkgever moet een protocol of reglement schriftelijk voorleggen. De OR kan dan vanuit de eigen bedrijfspraktijk onderzoeken welk argument gerechtvaardigd is en grenzen stellen aan het gebruik. Nadat het systeem is ingevoerd, heeft de OR geen invloed meer op de wijze waarop het systeem wordt gebruikt. Een belangrijke leidraad voor de OR is de privacychecklist, deze is eveneens te vinden op de website van het CPB.
Doelen invoering volsystemen in auto van de zaak
Werkgevers hanteren uiteenlopende redenen om een GPS-, C-track- of Black Box-systeem in de bedrijfs- of leaseauto te installeren. Planning is vaak een argument. Dit kan een acceptabele doelstelling zijn voor specifieke functies, bijvoorbeeld bij technische monteurs. Wanneer een klant belt, kan de werkgever zo snel beoordelen wie van de monteurs zich het dicht in de buurt bevindt en deze naar de klant toesturen. Ook kunnen er fiscale redenen zijn. De Belastingdienst eist dat kan worden aangetond dat een werknemer minder dan 500 km/jaar privé rijdt als die geen bijtelling bij het brutoloon wil. Als men wil voorkomen dat de werknemer in dat geval een rittenadministratie moet voeren, kan een GPS- of Black Box-systeem dat een uitdraai van de ritten produceert, een goed alternatief zijn. Ook controle op privé-gebruik, als de werkgever zelf een grens aan het aantal kilometers per jaar dat werknemer privé mag rijden heeft gesteld, zou een gerechtvaardigd doel kunnen zijn.
Het milieu wordt door werkgevers ook vaak genoemd bij de introductie van personeelsvolgsysteem in de auto. Achterliggende gedachte hierbij is dat een werknemer wel zuiniger zal rijden als hij weet dat zijn rijgedrag wordt gevolgd. Daardoor zou dan een brandstofbesparing (en verminderde CO2-uitstoot) gerealiseerd worden.
Gedragscontrole (rijdt de werknemer niet te hard, maakt hij geen nodige omwegen, blijft hij niet te lang stilstaan bij benzinestations) is ook een veelvoorkomend argument, maar de vraag is of dit een gerechtvaardigd doel is. Dit kan weer anders zijn als er een redelijke verdenking is van onregelmatigheden. Voorwaarde is dat andere middelen uitgeput zijn en dat er een zwaarwegend belang van de onderneming in het geding is. Verder moet bij werknemers bekend zijn dat, in uitzonderlijke situaties, het personeelsvolgsysteem kan worden ingezet.
Discussie
De kaders die de WBP zet lijken helder, maar in de praktijk leidt de invoering en/of de hantering van personeelsvolgsystemen in de auto nog wel eens tot discussie. Er is nu eenmaal een spanningsveld tussen het recht op bescherming van de privacy van de werknemer en belangen van de werkgever bij de hantering van personeelsvolgsystemen, zoals controle ter optimalisering van de bedrijfsvoering of waarheidsvinding. Het zal van de omstandigheden van het geval afhangen, waar bij een belangenafweging de balans doorslaat.
Voorbeelden
Twee voorbeelden. De kantonrechter te Lelystad werd in 2004 een zaak voorgelegd, waarbij een werkgever auto’s van verkopers had toegerust met een GPS-systeem. Op enig moment stuitte de werkgever op discrepanties tussen de GPS-gegevens en de door een werknemer ingediende dagrapporten. De werknemer had daarvoor in de ogen van de werkgever geen toereikende verklaring afgelegd en hem daarom op staande voet ontslagen. De rechter oordeelde dat de werkgever zonder meer mocht controleren, omdat het om een bedrijfsauto ging. Er was geen sprake van heimelijk toezicht, omdat de werknemer wist dat de auto met een GPS-systeem was uitgerust. De discrepanties tussen de uitdraaien van het GPS-systeem en de dagrapporten van de werknemer riepen zoveel vragen op, dat een (voorwaardelijke) ontbinding zonder vergoeding gerechtvaardigd was.
Ook in een andere zaak waarbij een werknemer een voorloper van de zogenaamde ‘Eco Coach’ in zijn leaseauto weigerde te gebruiken, oordeelde de kantonrechter Zwolle dat het niet onredelijk was van de werkgever een dergelijk personeelsvolgsysteem te willen hanteren. Het argument van de werknemer dat hij de auto ook privé gebruikte, werd door de rechter niet gehonoreerd nu de werknemer niet verplicht was de auto ook privé te gebruiken. Bovendien had de OR (waar de betrokken werknemer nota bene zelf OR-lid was) geen bezwaar gemaakt bij de invoering van het personeelsvolgsysteem.
Aantoonbare objectieve grond
De conclusie luidt dan ook dat wanneer de werkgever een aantoonbare objectieve grond heeft om over te gaan tot het invoeren van personeelsvolgsystemen, dit is toegestaan. Al moet het doel van de invoering van personeelsvolgsystemen worden bereikt op de voor de werknemer minst bezwarende wijze. Aldus geldt dat de WPB gevolgd moet worden, er is een meldingsplicht aan het CPB en de OR moet hebben ingestemd met de invoering van het personeelsvolgsysteem.
[Mw. Francis Makker, advocaat bij Pellicaan advocaten]